Code of Conduct

Code of Conduct Policy (Verhaltenskodex) der NEXTPACK AG

1. Wie Leben wir das Gesetz und unsere soziale Verantwortung | Code of Conduct | Verhaltensrichtlinien - für korrektes Handeln und Unterstützung bei der täglichen Arbeit

Wir legen offiziell und schriftlich nieder, an was wir uns halten, da wir ein vertrauenswürdiger, zuverlässiger und integrer Partner für unsere Kunden, Geschäftspartner, Kollegen und die Öffentlichkeit sein möchten.

Vor diesem Hintergrund und aus der Überzeugung muss es überall und jederzeit selbstverständlich sein, dass wir uns an geltende Gesetze halten, ethische Grundwerte respektieren und nachhaltig handeln. Dies ist unsere gesellschaftliche Verantwortung, die wir alle wahrnehmen müssen – die Geschäftsführung genauso wie alle Führungskräfte und jeder einzelne Mitarbeiter.

Der Code of Conduct dient uns als verbindliche Leitlinie im beruflichen Alltag. Er wird ergänzt durch arbeitsvertragliche Vereinbarungen.

Die Nichtbeachtung des Code of Conduct kann zu erheblichen Schäden führen, nicht nur für unser Unternehmen, sondern auch für uns als Mitarbeiter sowie für unsere Geschäftspartner und weitere Stakeholder. Verstöße gegen den Kodex tolerieren wir nicht. Wer gegen den Kodex verstößt, muss mit Konsequenzen rechnen, die - je nach Schwere des Verstoßes – von arbeitsrechtlichen
Maßnahmen über zivilrechtliche Schadensersatzansprüche bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen reichen können.

Damit es dazu nicht kommt, liegt es in der Verantwortung eines jeden von uns, sich mit den Inhalten des Code of Conduct vertraut zu machen, ihn in das eigene Verhalten einzubeziehen und bei Entscheidungen zu berücksichtigen. In Zweifelsfällen fragen wir nach kompetentem Rat und können uns vertrauensvoll an Michael Gulde, verantwortlich im Vorstand für Compliance, sowie in Vertretung an externen Partner, Compliance-Beauftragten, Roland Kühnel wenden.

2. Wir - das NEXTPACK Team - unser Miteinander als Menschen

Wir bieten gleiche Chancen für alle. Die Auswahl, Einstellung und Förderung unserer Mitarbeiter, erfolgt grundsätzlich auf der Grundlage ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten.

Wir dulden keine Art der Diskriminierung. Wir behandeln uns alle gleich. Niemand wird wegen seiner Rasse, Hautfarbe, Nationalität, Abstammung, Geschlecht, seiner sexuellen Identität, seines Glaubens oder seiner Weltanschauung, seiner politischen Einstellung, seines Alters, seiner körperlichen Konstitution oder seines Aussehens belästigt oder diskriminiert werden. Jeder ist verpflichtet, die persönliche Sphäre anderer Mitarbeiter zu achten. Sexuelle Belästigung und Mobbing sind verboten. Verstöße gegen diese Art des Missbrauchs werden in keinster Weise akzeptiert.

3. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist viel mehr als nur ein Synonym für Umweltschutz. Auch Themen wie Arbeitsbedingungen und Unternehmenskultur zählen zur Nachhaltigkeit. Unser Ziel ist es, NEXTPACK als Unternehmen, sowie auch unsere Mitarbeiter mittel- und langfristig zu entwickeln. Dabei wollen wir negative Auswirkungen auf Gesellschaft und Umwelt weitgehend minimieren und positive Auswirkungen unterstützen.

Nachhaltiges Handeln wird bereits vielfältig bei uns im Arbeitsalltag gelebt.

Im Bereich der sozialen Nachhaltigkeit liegen uns gute Arbeitsbedingungen am Herzen. Die Gesundheit unserer Mitarbeiter ist uns sehr wichtig. Wir wollen, dass es unseren Kollegen gut geht. In der Fertigung schaffen wir daher Bedingungen, um unsere Produkte mit möglichst wenig Krafteinsatz, ergonomischer Arbeitsweise bei gleichzeitiger Nutzung maschineller Anlagen zu produzieren. Faire Bezahlung, ein wertschätzendes Miteinander, offene Feedbackkultur, transparente Kommunikation und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten prägen unsere Unternehmenskultur. In unserem heterogenen Team darf jeder mitreden und sich einbringen. Diskriminierung wird nicht geduldet. Gemeinsame Ausflüge und Feste stärken den Zusammenhalt und fördern das Arbeitsklima.

Auch bei der NEXTPACK kann jeder im Bereich der ökologischen Nachhaltigkeit einen aktiven Beitrag leisten.

Mülltrennung und -vermeidung in den Büros. (Papier, Kunststoff, Druckerfarbe, etc.)
Bewusster Umgang mit Wasser und Energie, um Ressourcen zu schonen.
Unsere IT setzt durch Leasing auf nachhaltige Beschaffung.
Förderung umweltfreundlicher Mobilität:
- Für Kunden-/Messebesuche bilden wir nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften.
- Unser Fahrrad Leasing erleichtert dir den Dienstweg per Radl. Das Firmenfahrrad wird dir zur privaten und betrieblichen Nutzung überlassen.
- Wahl von ökologisch freundlichen Reisemitteln, z. B. für kurze Strecken eher auf die Deutsche Bahn als das Flugzeug zurückgreifen.
Wir versuchen Geschäftsreisen zu vermindern. Manchmal lohnt es sich abzuwägen, ob manche Termine, für die man reisen müsste, auch per Videokonferenz abgehalten werden können.

Als verlässlicher Arbeitgeber in der Region tragen wir zur ökonomischen Nachhaltigkeit bei.

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern die Einhaltung aller Gesetze und Verordnungen zum Schutz von Menschen und Umwelt. In allen Bereichen der Nachhaltigkeit versuchen wir immer besser zu werden und uns weiterzuentwickeln, denn jede noch so kleine Maßnahme ist ein Schritt in die richtige Richtung.

4. Verbot von Kinderarbeit und Zwangsarbeit

Wir erwarten von allen unseren Geschäftspartnern, dass jede Form von Kinderarbeit, im Sinne der Konventionen 138 und 182 der ILO (International Labor Organisation) sowie nationaler Gesetze, nicht geduldet ist.

5. Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen

Zuwendungen in Form von Geschenken, Bewirtungen und Einladungen sind in geschäftlichen Beziehungen weit verbreitet. Sofern sich diese Zuwendungen in einem angemessenen Rahmen halten und nicht gegen interne sowie gesetzliche Regelungen verstoßen, sind sie nicht zu beanstanden. Wenn solche Zuwendungen aber diesen Rahmen übersteigen und zur Beeinflussung von Dritten genutzt werden, kann das strafbar sein. Dies gilt auch für Zuwendungen an meine Familie oder Freunde.

Hingabe von Zuwendungen und Geschenken

Bewirtungsaufwendungen bis 75 Euro pro Person werden im Rahmen der Angemessenheit akzeptiert. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass bereits das Anbieten oder das Versprechen von Zuwendungen und Geschenken strafbar ist. Dies gilt auch für Handlungen im ausländischen Wettbewerb.

Nicht akzeptabel ist/sind:

Geld, z. B. Bargeld, Überweisungen, Überweisungen Dritter auf Konten zugunsten von Kunden

Genehmigungspflichtig über den Compliance Verantwortlichen, Michael Gulde:

Geldwerte Leistungen: z. B. unentgeltliche/verbilligte Überlassung von Flugtickets und Gewährung von Urlaubsreisen
Sachwerte und sonstige Werte über 75 Euro: z. B. Spirituosen, Kleidungsstücke, elektrische Geräte, Eintrittskarten und Gutscheine, sofern der Wert der Geschenke die jeweilige steuerliche Höchstgrenze überschreitet

Annahme von Zuwendungen und Geschenken

Es ist generell verboten, folgende Zuwendungen anzunehmen, die in direktem oder indirektem Zusammenhang mit der Auftragsvergabe und Abwicklung von Verträgen oder sonstigen Geschäftsbeziehungen stehen:

Geld: z. B. Bargeld, Überweisungen, zinslose/zinsgünstige Darlehen
Geldwerte Leistungen: z. B. Flugtickets, Angebot für verbilligte Einkäufe
Sachwerte und sonstige Werte: z. B. Spirituosen, Kleidungsstücke, Eintrittskarten und Gutscheine, sofern der Wert der Geschenke die jeweilige steuerliche Höchstgrenze (derzeit 40 Euro) überschreitet

Reiseeinladungen vom Kunden sind dann erlaubt anzunehmen, wenn NEXTPACK die Reisekosten im Rahmen einer Dienstreise übernimmt. Im Zweifelsfall ist die direkte Führungskraft zu verständigen und seine Entscheidung einzuholen.

Beispiel: Der Kunde macht dir oder deinem Lebenspartner ein wertvolles Geschenk, z. B. eine Reise.

To Do: Auch wenn du glaubst, die geschäftlichen Beziehungen werden durch die Annahme des Geschenks nicht beeinflusst, dürfen sie sich nicht über die geltende Betragshöhe zum Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen zu Veranstaltungen hinwegsetzen.
Wenn du Zweifel hast, nimm das Geschenk nicht an. Alternativ nimm Kontakt mit deiner direkten Führungskraft oder dem Compliance-Beauftragten auf.

6. Umgang mit Amts- und Mandatsträgern, Regierungen und Behörden

Im Umgang mit Amts- und Mandatsträgern, Regierungen und Behörden ist stets Rücksprache mit Michael Gulde, verantwortlich im Vorstand für Compliance, zu halten.

7. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen | Korruptionsverbot

Korruption ist ein gravierendes Problem im Wirtschaftsverkehr. Sie führt zu Entscheidungen aus sachwidrigen Gründen, verhindert Fortschritt und Innovation, verzerrt den Wettbewerb und schädigt die Gesellschaft. Korruption ist verboten. Sie kann Geldbußen für NEXTPACK sowie straf-, zivil- und arbeitsrechtliche Sanktionen für betroffene Mitarbeiter nach sich ziehen.

Erlaubt:

Provisionsverträge sind weiterhin ein zulässiges Mittel der Auftragsakquisition

Erlaubt mit Ausnahme:

Bei Zahlungen auf Auslandskonten sind Kontoinhaber und -bevollmächtigter ausreichend zu dokumentieren. Auslandsüberweisungen werden nur durch die Kreditorenabteilung durchgeführt. Die hierfür notwendigen Dokumentationen und Sorgfaltspflicht sind dort vorgegeben.

Nicht erlaubt:

Preis- und Mengenabsprachen oder Scheinangebote mit Wettbewerbern sind strafbar und werden daher nicht akzeptiert.
Zahlungen an „Briefkastenfirmen“ müssen auf jeden Fall unterbleiben.

8. Unser Qualitätsanspruch

Wir sichern unseren Kunden Projekte in Time, in Budget, in Quality und in Scope zu. Bei unseren Produkten sind wir ebenfalls vertraglich verpflichtet, gute Qualität abzuliefern. Zum Teil ist dies auch mit Zertifizierungen belegt.

Wir als NEXTPACK sind immer darauf bedacht, es besser zu machen, den nächsten Level in der Verpackungsbranche (NEXTPACK = nextLEVEL in der Verpackung) zu erreichen. Bring dich ein! Lass uns hören, wie wir besser werden können. Verbesserungen werden wir nicht dem Zufall überlassen. Wir haben Audits, Betriebsprüfungen und streben weitere Zertifizierungen im Unternehmen an. Wir arbeiten hier mit den gesetzlichen Behörden, den Kunden und unseren Partnern zusammen und weisen somit nach, dass wir die definierten Standards einhalten. Bei Abweichungen in diesen Prüfungen werden die Optimierungen ausgewertet, neue Vorgehensweisen erarbeitet, um so künftig gleiche Fehler zu vermeiden.

9. Allgemeine Sicherheitsregelungen

Unfälle lassen sich am besten vermeiden, wenn jeder Mitarbeiter* mit gesundem Menschenverstand sein Verhalten einschätzt. Bist du im Auftrag der NEXTPACK im Auto auf Dienstreise und stark ermüdet, dann nimm dir lieber ein Hotelzimmer. Sicherheit geht immer vor!

Dein Verhalten, das Einhalten der Arbeitsschutzvorschriften, das ordnungsgemäße Verwenden von Arbeitsmitteln sowie deren Schutzvorrichtungen, können Verletzungen vermeiden und sogar dein Leben oder das deines Kollegen* schützen.

Bei uns im Betrieb gelten Sicherheitsvorschriften und wir richten uns danach. Beispiel: In der NEXTPACK-Produktion, wo vorgeschrieben, tragen wir Sicherheitskleidung (Brille, Gehörschutz, Sicherheitsschuhe, Arbeitshandschuhe), nutzen die Sicherheitswege etc. Wenn Handyverbot besteht, lassen wir das Handy im Auto bzw. klären wir ab, wie wir damit umgehen. Wenn ich beim Kunden vor Ort bin, habe ich mich zu informieren, welche Sicherheitsregeln dort einzuhalten sind.

10. Marketing und Kommunikation

Wir wollen ein einheitliches Erscheinungsbild, um unsere Einzigartigkeit zu unterstreichen. Der Kunde hat somit einen Wiedererkennungswert, das gibt Orientierung und Sicherheit. Für die Kommunikation mit Pressevertretern und Medien ist unser Vorstand zuständig. Stellungnahmen in der Öffentlichkeit sind stets auch über den Vorstand abzuwickeln. Äußere ich mich auf öffentlichen, fachlichen, kulturellen Veranstaltungen oder im Internet, mache ich deutlich, dass es sich nur um meine persönliche Meinung handelt.

11. Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre existieren für den Umgang mit personenbezogenen Daten besondere gesetzliche Regelungen. Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und sonstige Nutzung personenbezogener Daten bedürfen im Grundsatz der Einwilligung des Betroffenen, einer vertraglichen Regelung oder einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.

12. Sicherheit und Schutz von Informationen, Wissen und geistigem Eigentum

NEXTPACK verfügt über umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie technisches Know-how. Dieses Wissen unserer Mitarbeiter ist die Grundlage unseres geschäftlichen Erfolgs. Wir sind uns des Werts unseres Know-hows bewusst und schützen dieses sehr sorgfältig. Die unbefugte Weitergabe von derartigem Wissen ist nicht erlaubt.

Das geistige Eigentum von Konkurrenten, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten erkennen wir an.

13. IT-Sicherheit

Informationstechnologie ist aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, birgt aber eine Vielzahl von Risiken. Dazu gehören insbesondere die Beeinträchtigung durch Schadprogramme (Viren), der Verlust von Daten durch Programmfehler oder der Missbrauch von Daten (z. B. durch Hacker).

14. Umgang mit Unternehmensvermögen

Das materielle und immaterielle Vermögen von NEXTPACK dient dazu, unsere Mitarbeiter bei der Erreichung der Geschäftsziele des Unternehmens zu unterstützen und darf nur im Rahmen der betrieblichen Regelungen verwendet werden. Wir achten das materielle und immaterielle Vermögen von NEXTPACK und verwenden es nicht für betriebsfremde Zwecke.

15. Hilfe / Kontakt

Unser erster Ansprechpartner bei Fragen oder Unsicherheiten zum Code of Conduct ist der Vorstand, Michael Gulde. Daneben kann sich jeder von uns vertrauensvoll an alle Mitglieder des Vorstandes wenden.

Zudem steht uns bei Fragen auch die Personalabteilung zur Verfügung.

16. Selbsttest zur Entscheidungshilfe

Sollte ich mir im Einzelfall unsicher sein, ob mein Verhalten im Einklang mit den Grundsätzen unseres Code of Conduct steht, sollte ich mir folgende Fragen stellen:

Habe ich bei meiner Entscheidung alle relevanten Belange berücksichtigt und diese richtig abgewogen? (Fachlicher Test)
Habe ich das Gefühl, dass ich mich mit meiner Entscheidung im Rahmen der gesetzlichen und internen Vorgaben bewege? (Legalitätstest)
Stehe ich zu meiner Entscheidung, wenn diese ans Licht kommt? (Vorgesetztentest)
Befürworte ich, dass unternehmensweit in allen vergleichbaren Fällen ebenso entschieden wird? (Verallgemeinerungstest)
Halte ich meine Entscheidungen weiterhin für richtig, wenn mein Unternehmen sie in der Öffentlichkeit vertreten muss? (Öffentlichkeitstest)
Würde ich meine eigene Entscheidung als Betroffener akzeptieren? (Betroffenheitstest)
Was würde meine Familie zu meiner Entscheidung sagen? (Zweite Meinung)

Habe ich die Fragen 1– 6 mit „ja“ beantwortet und ist auch Frage 7 positiv zu beantworten, stimmt mein Verhalten höchstwahrscheinlich mit unseren Grundsätzen überein. Verbleiben Fragen oder Zweifel, wende ich mich an die in diesem Kapitel genannten Anlaufstellen.